Normas de Control Interno Nómina de Pago

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA PREPARACIÓN Y APROBACIÓN DE LA NÓMINA DE PAGO

                                                                     

El control, como toda función administrativa determina el alcance de los objetivos fijados en los procesos productivos de la empresa: hacer que los objetivos no se desvíen es el cometido del control, así como cumplir los procedimientos de forma eficaz y eficiente, con ello se logra el cumplimiento de los objetivos.

La Nómina de pago a los trabajadores requiere llevar sus registros de manera organizada y confiable, por ello cuenta con un proceso de registros contable que se debe cumplir y de esta manera alcanzar el objetivo  del proceso de control.

El control interno de la nómina de pago a los trabajadores, pareciera un proceso contable, pero es importante también determinar sus aspectos administrativos, dado que el pago de salario a los trabajadores engloba una característica más profunda que solo un registro de números.

En este sentido, las medidas de control interno para la Preparación de la nómina de pago a los trabajadores, debe involucrar:

1. La confidencialidad en el proceso de pago de remuneraciones y expedientes del trabajador.

2. El conocimiento de los aspectos legales de cada  país, leyes laborales, sociales, de seguridad e higiene, educativas y personal especial (discapacidad).

3. Autorización por escrito de la contratación de personal nuevo ingreso.

4. Separación de funciones entre los que preparan, aprueban y paga la nómina

5. Comprender el sistema de información de registro de pagos, gastos, horas extras, entre otros.

6. Estar pendiente de las posibles situaciones de contingencias: Aumentos de salario mínimo, otros pagos creados por el ejecutivo y empresa de índole nacional.

Aprobación y pago:

Corrección  en el manejo de datos para evitar duplicidad o fallas de cálculos o técnicos

Verificar los registros contables de la nómina, antes de entregarlo al personal que apruebe el registro.

Revisar y aprobar todos los conceptos de la nómina

El pago debe hacerse con aprobación del personal autorizado, que firma la salida del registro contable hacia las entidades donde se realice el correspondiente proceso de cancelación de nómina

En Venezuela:

Irrenunciabilidad del salario

 Artículo 103. El derecho al salario es irrenunciable y no puede cederse en todo o en parte, a título gratuito u oneroso, salvo a los hijos e hijas y al cónyuge o persona con quien tenga unión estable de hecho el trabajador o trabajadora.

Los trabajadores y trabajadoras podrán autorizar al patrono o patrona que les descuenten de su salario cuotas únicas o periódicas en beneficio de la organización sindical o caja de ahorros a que estén afiliados o afiliadas de conformidad con sus estatutos y la Ley

Forma de pago del salario Artículo 123.

El salario deberá pagarse en moneda de curso legal. Por acuerdo entre el patrono o la patrona y el trabajador o la trabajadora, podrá hacerse mediante cheque bancario o por órgano de una entidad de ahorro y préstamo u otra institución bancaria, conforme a las normas que establezca el Reglamento de esta Ley.

No se permitirá el pago en mercancías, vales, fichas o cualquier otro signo representativo con que quiera sustituirse la moneda. Podrá estipularse como parte del salario, cuando ello conlleve un beneficio social para el trabajador o la trabajadora, la dotación de vivienda, la provisión de comida y otros beneficios de naturaleza semejante.

Autorización de pago

 Artículo 124. El salario será pagado directamente al trabajador o la trabajadora o a la persona que él o ella autorice expresamente en forma escrita. Esta autorización será revocable. 

Pago de obligaciones familiares 

Artículo 125. El o la cónyuge o la persona en unión estable de hecho con el trabajador o trabajadora y que pueda acreditar esa condición con cualquier medio de prueba, por razones de interés familiar o social y cuando haya hijos menores, podrá solicitar ante los tribunales de protección integral de los niños, niñas y adolescentes autorización para recibir del patrono o patrona, lo que legalmente le corresponda del salario devengado por el trabajador o trabajadora. 

Esta disposición será aplicable al pago de prestaciones sociales y cualquier otro beneficio a favor del trabajador o trabajadora, conforme a la ley.

Oportunidad de pago

Artículo 126. El trabajador o la trabajadora y el patrono o la patrona, acordarán el lapso fijado para el pago del salario, que no podrá ser, 126 mayor de una quincena, pero podrá ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono o la patrona alimentación y vivienda

Día de pago 

Artículo 127. El pago del salario deberá efectuarse en día laborable, durante la jornada y en el lugar donde los trabajadores y las trabajadoras presten sus servicios, salvo que por razones justificadas se hubiera pactado en sitio distinto, circunstancias que deberán conocer previamente los trabajadores interesados y las trabajadoras interesadas. 

Cuando el día de pago coincida con un día no laborable, el pago de los salarios se hará en el día hábil inmediatamente anterior. El pago no podrá hacerse en lugares de recreo o comercio, tales como bares, cafés, tabernas, cantinas o tiendas a no ser que se trate de trabajadores de esos establecimientos.