Analissi del puesto
Tipo de información a obtener
1. Identificación del trabajo; título del puesto, títulos alternos, número o código y su localización.
2. Descripción de las funciones y responsabilidades del puesto; descripción de la procedencia del trabajo, de lo que el trabajador hace y lo que se hace cuando el trabajo ha sido terminado, de lo que se dice sobre lo que se hace en el trabajo.
- Describir tareas físicas y mentales del trabajador
- Responsabilidad sobre manejo de hombres, materiales, herramientas, dinero, equipos, registros o aspectos similares.
3.1 Habilidades mentales: Educación, experiencia, juicio, versatilidad, capacidad analítica, iniciativa, habilidad creadora, aplicación mental y conocimiento de trabajo.
3.2.Habilidades manuales. destreza manual, destreza mecánica y operación de máquinas
3.3. Requisitos físicos; trabajo de pie, sentado, alcanzar, levantar, jalar, empujar, manejar, saltar o inclinarse profundamente, por lo general la lista suele ser larga.
4. Condiciones y riesgo de trabajo
Naturaleza del trabajo y riesgos. Tiempo de exposición a riesgos, calor, frío, suciedad, ruido, humedad, exposición a la intemperie, lugares elevados o encerrados.
Entre los riesgos físicos; perdida de miembros, fracturas, cortaduras, quemaduras, descargas eléctricas, perjuicio en la vista, enfermedades profesionales. (p.214)
》Nótese que se menciona trabajo y puesto, así como ocupaciones.
Descripción de Puesto
Descripción del Puesto; es la descripción escrita, de las operaciones, responsabilidades y funciones de un puesto individual.
》Los datos que identifican al puesto
》La descripción en sí, que incluye un breve resumen sobre el puesto y un detalle completo de las operaciones, responsabilidades y funciones realizadas en un puesto.
》Las especificaciones o características requeridas para una realización satisfactoria. Así como las condiciones en las cuales se realiza el puesto. p.220
Algunas empresas incluyen dos apartados, colocando la especificación en otro documento. La práctica mas extendida es utilizar los tres apartados.
La especificación del puesto significa la expresión por escrito de las capacidades, características y otros requisitos personales de un puesto individual.
》Personales del puesto, y de quién se contrate para ocuparlo
La especificación del puesto, es útil al departamento de Reclutamiento, no tiene por objeto su valuación, ya que el énfasis se pone en los factores del personal, más que en los factores de trabajo. p.221
Nelson Rafael Vargas Muñoz. Administracion Moderna de Sueldos y Salarios. Un enfoque práctico. (1994)
Vargas Muñoz, hace el énfasis sobre la especificación del cargo, resaltando que es está, la que considera la presencia de la persona en el concepto.
El desarrollo de esta etapa (Análisis del cargo) debe ser suficientemente laboriosa para que refleje en gran medida lo que es el cargo.
Pareciera, que Vargas Muñoz, usa indistintamente las palabras cargo y puesto. El uso de cargo se pudiera entender dirigida al Trabajo y análisis del puesto al proceso como tal, de secuencias.
Elaboración del formulario de análisis del puesto.
Los formularios jamás deben exceder la búsqueda de la descripción de funciones (deberes, responsabilidades) en primer lugar y en segundo lugar, la especificación del puesto ( requisitos)
Para elaborar el formulario deben diseñarse preguntas (sobre identificación, descripción de funciones y especificación del puesto). Evitar colocar o que se adicione al formulario otra información, está sobra, e incrementa volumen de información innecesaria.
Identificación del puesto: nombre del puesto, código, la sección, el departamento, la división o superintendencia a que pertenece el puesto, el puesto inmediatamente superior del cual depende, los puestos o cargos inmediatamente inferiores que dependen de el, el número de personas en ese puesto, entre otros. ..
El lenguaje de las preguntas debe ser impersonal y si es posible formularlo en tercera persona (esto evita que el titular piense que se le esta evaluando a él o al puesto. (p.11)
Ejemplo de función; Transcribir trabajos a máquina
La función tiene un verbo, que esta enunciado en infinitivo. Es decir, una sola acción y no pertenece a ninguna persona. Al agrupar las funciones, se debe por ejemplo;
Seleccionar primero las funciones principales indicando la periodicidad; diarias, semanal, quincenal o mensual. Luego las funciones diarias, indicando también la periodicidad y luego las eventuales.
》Los modelos de formulario de los libros, no son una camisa de fuerza, sino que deben adecuarse a la naturaleza de los puestos. (Vargas Muñoz)
Especificación del puesto
Se incluyen los requisitos indispensables para cumplir a cabalidad la ejecución de las funciones previamente descritas y las responsabilidades que estas funciones implican.
Se seleccionan los factores, con base al conocimiento previo que se tienen de las funciones, del grupo de puestos que se tienen por analizar.
La objetividad se sustenta en los requisitos de todos los puestos sometidos a análisis; la diferencia entre los puestos dependerá del grado de intensidad del factor requerido. (esta afirmación la hace el autor, como importante para el área de evaluación de cargos).
Observe que Vargas Muñoz, coloca toda la estructura de la descripción del cargo, en el formulario de análisis del puesto; esto es válido porque por ejemplo, Bryan Livy, comenta, que si usted hace un formulario de análisis del puesto, con una estructura ordenada, puede evitar hacer un nuevo resumen al describir el cargo.
Validación del formulario.
La validación consiste en ponerlo ante la consideración de personas conocedoras de los puestos, que conozcan su historial o, en fin, que de alguna manera hayan tenido alguna relación con dichos puestos,
Estas personas están en la capacidad de juzgar, si dicho formulario sirve para lograr el objetivo propuesto y si el lenguaje utilizado en la formulación de las preguntas es claro y sencillo.
Prueba del formulario;
Al validar y corregir el formulario, se prueba en un grupo de personas seleccionadas al azar, titulares de los puestos (aproximadamente un 10% recomienda el Vargas Muñoz). Aplicado el formulario, se debe estar pendiente en que parte o partes del formulario tienen mayor dificultad para responder y cuáles son las razones de la dificultad. Esto asegura la calidad del formulario. p.12
APLCACION DEL FORMULARIO
Sistema de aplicación:
- Analistas Internos (hecho por la empresa)
- Analistas Externos (hecho por consultores)
Métodos de aplicación:
- Método del cuestionario
- Método de la entrevista
- Método de observación - directa
- Método mixto; usar unión de métodos mencionados.
- Método de informes sucesivos (libreta del trabajador) p.21
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Para Vargas Muñoz, del análisis realizado al cargo queda mucha información. Algunas empresa sintetizan los análisis de puestos para no tener que hacer después las descripciones de los cargos, pues la incluyen de una vez en un buen formulario de análisis. p.21
Las descripciones entonces deben identificar, describir y especificar los cargos con base en ciertas normas, registrando sus deberes y responsabilidades, elaborando un resumen del trabajo y señalando los detalles precisos del mismo. Una descripción es un resumen del análisis del cargo.
Partes de una Descripción del cargo:
a. Identificación del cargo
Código
Nombre del cargo
Ubicacion, sección, departamento y división.
Personas en el cargo
Fecha del análisis, esta información es importante porque los cargos están cambiando.
b. Resumen del cargo
Con una definición que debe ser clara, concisa y general. Qué se hace en el cargo, cómo se hace y con qué se hace.
Es una indicación del marco genérico que se expresa a través de un contexto simple, que da una idea, de lo que es el cargo, y del marco específico en que se muestren el Qué (funciones), el por qué (razón de la función) y el con qué (recursos para hacer la labor)
En la práctica suele incluirse en esta sección la llamada especificación del cargo (requisitos como: conocimientos especializados, esfuezo físico, condiciones de trabajo, responsabilidades, etc)
Al escribir recomienda el autor;
USO DE LOS VERBOS Y SUS ACCIONES
- Qué se hace se expresa con un verbo
- Cómo se hace: se expresa por medio de frases separadas por coma.
- Por qué se hace se expresa en infinitivo.
- El resumen del cargo no incluye detalles. Debe ser breve e indicar lo que distingue el cargo de otros.
c. Extensión de actividades.
Consiste en identificar estudiar y comprender el lugar que cargo ocupa en la secuencia u operación de la que se hace parte. Para lograrlo debe:
Describir el flujograma del área funcional a que pertenece el cargo (procedimiento).
Determinarse el lugar que el cargo ocupa en el procedimiento del cual hace parte.
Determinarse el equipo que se emplea en el cargo y lo relativo a la aplicación o uso de este equipo.
Si se necesita saber qué materiales se emplean en el cargo, elaborése la lista. Esta sección tiene por finalidad determinar el lugar que ocupa el cargo en el área funcional al cual pertenece, es decir, su nivel de importancia en el proceso y las relaciones establecidas con las demás partes del área funcional a qué pertenece, con las partes de las demás áreas funcionales y con el entorno.
d. Condiciones de trabajo
Son las condiciones ambientales y de riesgo que afectan el bienestar mental y físico del empleado.
Juan Antonio Morales Arrieta y Fernando Velandia Herrera. Salarios. Estrategia y Sistema Salarial o de Compensación (1999)
Análisis y descripción del puesto de trabajo
Introducción
El instrumento más importante para una efectiva administración de sueldos y salarios es la descripción del puesto de trabajo, especialmente cuando se trata de dar aplicación al principio de "a trabajo igual salario igual" Dicha descripcion se ha convertido en un documento que sirve de base legal para dirimir reclamaciones salariales de los trabajadores.
Un sistema efectivo de análisis y descripción de puestos brinda información confiable sobre la organización, las unidades de trabajo y los empleados.
Terminología básica
El uso del vocablo es muy diverso; por ejemplo los términos cargo, puestos de trabajo, empleo o tareas se utilizan muchas veces como sinónimos en este sentido es conveniente presentar una serie de definiciones
Cargo tal como lo define Lloyd , Byars y Leslie Rue, en su libro Gestión de Recursos Humanos el cargo es el conjunto de tareas y responsabilidades reconocidas normales y periódicas que constituyen el trabajo asignado a un solo empleado
Puesto de trabajo: es la agrupación de cargos idénticos en cuanto a sus tareas y responsabilidades principales o significativas y lo bastante parecidas para justificar la inclusión en un único análisis. Puede haber una o varias personas que ocupen el mismo puesto de trabajo. Según Byars y Rue el concepto de puesto de trabajo se estructura de la siguiente manera:
1. Micromovimientos: es la unidad más simple de trabajo, es un movimiento muy elemental como el que se hace para alcanzar agarrar, colocar y soltar algún objeto.
Un micromovimiento es una acción simple.
》 El obrero agarra las herramientas
2. Elemento es la agrupación de dos o más micromovimientos, se considera una entidad completa por ejemplo, cuando se levanta o transporta un objeto.
》El obrero agarra y limpia las herramientas
3. Tarea: se considera la agrupación de elementos. Una de las distintas actividades que constituyen pasos lógicos necesarios en la realización de un trabajo. Siempre que se hace un esfuerzo físico o mental con una finalidad concreta se realiza una tarea.
》Tarea del obrero;
Mantener la pericia al agarrar y limpiar las herramientas
Observe, se utiliza el verbo en infinitivo
4. Función : es la agrupación de tareas para atender las responsabilidades de un puesto.
》Al mencionar "agrupación", Morales y Velandia asumen que la función lleva más de una tarea.
》Mantener la pericia al agarrar y limpiar las herramientas, con el objetivo de colocarlas , ordenadas y seguras en el estante del almacén.
Puedo comentar, que la función es una secuencia de acciones, que pueden cumplirse en un periodo más largo que un día. Siendo, que una función sea mas propia al empleado de oficina, que ejecuta tareas diversas en un mes; que de un obrero, que realiza acciones de manera inmediata.
》Concluir señalando, que las funciones son del empleado y las tareas son del obrero , es importante por cuanto, en los requerimientos de actividades y responsabilidades del puesto, se debe escribir claramente las tareas y las funciones. Pero también indicando que los obreros calificados, realizan funciones.
5. Ocupación o nivel ocupacional: es la agrupación de puesto de trabajo o clase de puesto de trabajo semejante.
6. Especificación del puesto: se centra en las características necesarias que debe tener la persona que vaya a ocupar el puesto o la descripción de las cualidades que han de poseer los titulares de los mismos para desempeñarlo correctamente.
7. Diseño de puesto; su diferencia respecto al análisis y la descripción del mismo radica en que en el diseños se idea, proyecta, modifica o ajusta el puesto de trabajo con cierto fin y en las descripciones se plantea como es en realidad. El análisis y la descripción se hacen sobre el estado actual del puesto, el diseño expresa Cómo se desea verlo en sus interrelaciones con la tecnología equipos y demás puestos.
》 Los diseños se realiza cuando se comienza con una nueva empresa, etapa y después con el tiempo se analiza y describe el trabajo, cargo o puesto.
Morales y Velandia plantean, de igual forma la descripción del cargo, que los autores mencionados y señalan " una vez aplicados los métodos de observación directa, cuestionarios, entrevistas etcétera , los datos se van consignado en un formulario el cual en términos generales tiene una estructura básica.
El formulario presenta dos tipos de componentes:
- Los referidos al puesto, desde el punto de vista funcional técnico y organizativo ambiental
- Los referidos al estudio psicosocial y profesional del empleado..
La forma en que esté redactado el formulario debe permitir a cualquier persona, así no conozca el puesto entender de manera completa e instantánea su contenido. Si bien es cierto que se puede complementar con diagramas e ilustraciones de todo tipo, la redacción debe ser sintética, precisa y clara y debe expresarse mediante un verbo infinitivo por ejemplo:
Según Velandia y Herrera: Cómo se observa en el cuadro, habitualmente las funciones de los puestos tienen relaciones con datos, personas y cosas. Los verbos utilizados están relacionados con cada una de ellos e indica un nivel de intensidad.
Fernando Arias Galicia y Víctor Heredia Espinosa. Administración de Recursos Humanos. para el Alto Desempeño (2006)
Limitaciones del Análisis tradicional del puesto.
El fin de la burocracia ( dirección desde el escritorio)
La burocracia tiene el papel de aumentar la racionalidad y la eficiencia, se presenta tanto en el sector público como en el privado.
La burocracia, es un modelo de gerencia ideado por Max Weber, es el procedimiento utilizado en todas las empresas, donde se utilizan cartas, memos, informes, procesos ajustados a lanormativa única y sin alteraciones. Fue ideado en el sector público , con el pasar del tiempo, adquiere un carácter negativo, utilizando el peyorativo Burócrata. El sistema exige puestos claramente definidos, seguridad en el puesto, posibilidades de ascenso, división del trabajo, fragmentación de procedimientos para conocer los puestos, donde las tareas están estandarizados.p.401
"Escuchar el estribillo ¡Eso a mí no me toca"
Arias y Heredia comentan "Es conocido el caso de cuadrillas trabajadoras inactivas porque faltó uno de sus integrantes: Nadie puede suplir esa falta. En ocasiones, los sindicatos insisten en el apego estricto de los trabajadores a las descripciones de puestos. Se favorece, así, la implantación de una estructura mecánica mecanicista" p.401
Además, se acostumbra elaborar el análisis tradicional del puesto tomando como base la entrevista realizada a un trabajador y observando sus acciones.
Si en la programación qué se hace para realizar el análisis del puesto, se deja de informar claramente sobre la intención real de recoger información del puesto, los trabajadores titulares pueden pensar, qué se le está investigando y entonces darían datos erróneos y falsos o exagerdos (grandilocuentes), con el fín de preservar, aquello que consideran, "suyo" su sitio de trabajo.
El supervisor debe dar su visto bueno a la descripción.
Aún cuando, el análisis del puesto es un proceso qué busca recoger evidencias del puesto hecho por un profesional, analista, conocedor y preparado para realizar el estudio; al final el supervisor termina diciendo sus apreciaciones sobre el proceso y el contenido de los puestos ,ya que es el conocedor en su totalidad, de que se hace en su departamento. Aspecto, que puede llegar a ser poco objetivo por realizarlo un unico, sujeto pudiendo llevar a la subjetivida. p.401
Con frecuencia, el análisis de puesto en un departamento de la empresa no necesariamente refleja el mismo puesto en otro departamento de la misma .
Por otro lado, con frecuencia se pasan por alto, elementos importantes de un trabajo, como los siguientes comportamientos indispensable :
》Rapidez de respuesta; una característica de la burocracia es precisamente la lentitud de respuesta, se requiere la posibilidad de cambiar rápidamente de trabajo, así como trabajos multidimensionales ( capacidad de ejercer diversas habilidades y conocimientos de acuerdo con las necesidades del momento)
》Enfoque proactivo no sólo es necesario reaccionar, sino actuar con antelación; diseñar de alguna manera el futuro. No esperar a los cambios sino planearlos, propiciarlos y evaluarlos. En otras palabras, estar a la vanguardia lleva la delantera al porvenir
》Mejora constante: ..."Implica no sólo la competición con otra empresa y organización sino también la competencia contra uno mismo, para perfeccionarse cada vez. Empero, implica también la colaboración , el establecimiento de alianzas estratégicas.
》Creatividad: Empleo de todos los talentos humanos, diseño de formas novedosas. Encontrar novedad requiere de pleno desenvolvimiento en el puesto
》Compromiso de sus miembros: En vez de un contrato legal de trabajo, la empresa y organización mejorarán en la medida, en que puedan lograr un contrato psicológico de identificación de todos y cada uno de sus miembros con la organización.
》Trabajo en equipo: En la actualidad y más aún en el futuro, resultados radicalmente imposible para una persona dominar siquiera un campo de conocimiento. La generación de nueva información es tan acelerada que estar al día presenta dificultades. Además los problemas no presentan una sola facetas, sino que constituyen un conjunto de diversos aspectos interrelacionados. p. 403
Por tanto, el trabajo en equipo se hace cada vez más trascendentes.
La propuest de Arias y Heredia:
Así pues, es preciso contar con una herramienta que integré los elementos mencionados, sirviendo al mismo tiempo para la finalidad de análisis tradicional del puesto.
Si bien puede seguirse hablando de puesto con el contenido mencionado y habitual, también es posible referirse a un trabajo .
Es decir a un conjunto de resultados de la acción .(significado de trabajo)
El puesto generalmente significa una estructura estable, difícil de alcanzar hoy, .en cambio al referirse al trabajo, se incluyen los elementos de flexibilidad.
En cualquier caso, es preciso referirse al proceso principal de la empresa u organización (trabajo), en vez de la jerarquía o la fragmentación de las operaciones, como se efectúa en el análisis tradicional del puesto
Observación Importante de acuetdo a la reflexión de Arias y Heredia:
En las épocas de relativa calma y estabilidad (las cuales terminaron décadas atrás) el análisis tradicional del puesto era adecuado, no obstante ante los retos del presente y del futuro parece bastante rígido e inapropiado. Para poder enfrentar los desafíos mencionados anteriormente, las empresas y las organizaciones requieren varios elementos , pueden citarse, entre los más importantes:
》Misión: ¿ Cómo se justifica la existencia de ese puesto o trabajo dentro de la empresa? ¿Qué ocurriría si desapareciera? ¿Cómo se relaciona con la misión de la empresa u organización, así como del departamento o división?
》Estándares: ¿Cómo se decidirá si una persona muestra un alto desempeño en este puesto? ¿Cuáles son los estándares o normas de calidad ?
》Acciones claves: describir mediante comportamientos observables las acciones trascendentes para el puesto, incluyendo la mejoría constante (no solo por medio del logro de los estándares sino también por vías de la aportación de ideas), el trabajo en equipo, la capacitación permanente y todos los mencionados antes. Considerando el perfil de alto desempeño, sólo a las acciones cuyos resultados se reflejen en 80% de la productividad.
》Redes de trabajo y asociaciones: Ya se mencionó anteriormente, en la época moderna el conocimiento y la tecnología se desenvuelven velozmente, hecho que hace imposible qué una persona pueda conocer y tener destrezas en todos los elementos relacionados con el trabajo. Por tanto, se necesita las acciones en equipo, en redes de trabajo; describir asociaciones con otros puestos o trabajos. Buscar la contribución de cada trabajo al proceso, como se hace en el perfil de alto desempeño. Por eso es recomendable el análisis de las asociaciones.
》Medio ambiente y condiciones de trabajo.
Los aspectos sobresalientes de las situaciones, bajo los cuales se llevan a cabo las labores. Un punto central es el relativo a las a las tensiones (físicas y mentales) a las cuales se ve sometido el ocupante.
》Competencia laboral: Según el Consejo de Normalización y Certificación de competencias laborales (Conocer) como "la aptitud de un individuo, para desempeñar una misma función productiva en diferentes contextos de trabajo y con base en los resultados esperados lo que significa la puesta en evidencia de los conocimientos las capacidades y los comportamientos requeridos para el desempeño de una actividad.p. 404
- Capacidad de transferir: conocimientos habilidades o destrezas, asociados al desempeño de una función productiva, a nuevos contextos o ambientes de trabajo
- Capacidad de resolver problemas: asociados a una función productiva : va más allá de dar resultados esperados, es demostra el dominio de los conocimientos, habilidades o destrezas requeridos para llegar al resultado, aún ante situaciones extraordinarias
- Capacidad para obtener resultados: calidad en el desempeño laboral, que se puedan representar por la satisfacción del cliente y también otros elementos laborales como oportunidad, precisión, eficacia y óptimo uso de insumos (eficiencia) p. 404.
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