Normas de Control Interno
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA PREPARACIÓN Y APROBACIÓN DE LA NÓMINA DE PAGO
El control interno de los procesos de nómina de pago a los trabajadores es una exigencia, que debe ser realizada siguiendo pautas bien establecidas, su dominio vuelve a una empresa tradicional en una empresa inteligente, con bases en el conocimientpo y desarrollo de estrategias siempre actuales.
Para entender qué es el control interno, vale la pena considerar el año de 1936 cuando el Instituto Americano de Contables Públicos Certificados (AICPA) en el estudio Evaluación y Juicio del Auditor en Relación con el Control Interno Contable explican el término y su contenido conceptual desde la verificación y control interno: Ambos se usan en la empresa para describir aquellas medidas y métodos adoptados para salvaguardar el efectivo y otros activos, así como para verificar la exactitud del registro en los libros contables.
En este proceso de salvaguardar entran los ingresos y salidas que se manejan por correo, los ingresos de ventas en efectivo, preparación y pago de nómina y erogación de fondos. Palabras claves; Activos, verificación la exactitud, confiabilidad de la información financiera, cumplimiento de procesos y políticas.
El Proceso de Control Interno
En las empresas actuales el control interno, forma parte de la contabilidad, este proceso debe ser llevado también por todas aquellas áreas administrativas que tienen el registro de información contable y confidencial, es el caso de la nómina de pago, entonces pueden presentarse las siguiente información:
Autorización de la contratación del personal, fecha de ingreso, característica y ubicación del puesto.
La remuneración: salario nominal para efectos administrativos y sociales.
Información sobre quienes están Autorizados para pago, registro, incremento, promociones, bajas de personal, inscripción ante organismos legales y modificación del salario en nómina.
Canales de pago: Efectivo, banco, cheques
Sistema de cálculos y bases legales para elaborar la nómina de pago.
Registro para corroborar las bases de las remuneraciones en cuanto a tiempo trabajado, a destajo, horas extras, vacaciones, bono nocturno y deducciones.
El uso de tecnología computarizada debe ser controlada, así como las diligencias bancarias. El control imcluye registro escrito de los procedimientos.
Seguir las normativas legales de cada país, con relación a la estructura del sistema de pago.
Los conceptos deben ser admitidos y aprobados por personal responsable, a fin de realizar registros confiables. Todo nuevo cargo debe ser conceptualizado y registrado.
También se debe controlar el acceso a la base de nómina, este debe ser solo para personal autorizado.
El control, como toda función administrativa determina el alcance de los objetivos fijados en los procesos productivos de la empresa: hacer que los objetivos no se desvíen es el cometido del control, así como cumplir los procedimientos de forma eficaz y eficiente, con ello se logra el cumplimiento de los objetivos.
La Nómina de pago a los trabajadores requiere llevar sus registros de manera organizada y confiable, por ello cuenta con un proceso de registros contable que se debe cumplir y de esta manera alcanzar el objetivo del proceso de control.
El control interno de la nómina de pago a los trabajadores, pareciera un proceso contable, pero es importante también determinar sus aspectos administrativos, dado que el pago de salario a los trabajadores engloba una característica más profunda que solo un registro de números.
En este sentido, las medidas de control interno para la Preparación de la nómina de pago a los trabajadores, debe involucrar:
La confidencialidad en el proceso de pago de remuneraciones y expedientes del trabajador.
El conocimiento de los aspectos legales de cada país, leyes laborales, sociales, de seguridad e higiene, educativas y personal especial (discapacidad).
Autorización por escrito de la contratación de personal nuevo ingreso.
Separación de funciones entre los que preparan, aprueban y paga la nómina
Comprender el sistema de información de registro de pagos, gastos, horas extras, entre otros.
Estar pendiente de las posibles situaciones de contingencias: Aumentos de salario mínimo, otros pagos creados por el ejecutivo y empresa de índole nacional.
Aprobación y pago:
Corrección en el manejo de datos para evitar duplicidad o fallas de cálculos o técnicos.
Verificar los registros contables de la nómina, antes de entregarlo al personal que apruebe el registro.
Revisar y aprobar todos los conceptos de la nómina
El pago debe hacerse con aprobación del personal autorizado, que firma la salida del registro contable hacia las entidades donde se realice el correspondiente proceso de cancelación de nómina
En Venezuela:
Irrenunciabilidad del salario
Artículo 103. El derecho al salario es irrenunciable y no puede cederse en todo o en parte, a título gratuito u oneroso, salvo a los hijos e hijas y al cónyuge o persona con quien tenga unión estable de hecho el trabajador o trabajadora.
Los trabajadores y trabajadoras podrán autorizar al patrono o patrona que les descuenten de su salario cuotas únicas o periódicas en beneficio de la organización sindical o caja de ahorros a que estén afiliados o afiliadas de conformidad con sus estatutos y la Ley
Forma de pago del salario Artículo 123.
El salario deberá pagarse en moneda de curso legal. Por acuerdo entre el patrono o la patrona y el trabajador o la trabajadora, podrá hacerse mediante cheque bancario o por órgano de una entidad de ahorro y préstamo u otra institución bancaria, conforme a las normas que establezca el Reglamento de esta Ley.
No se permitirá el pago en mercancías, vales, fichas o cualquier otro signo representativo con que quiera sustituirse la moneda. Podrá estipularse como parte del salario, cuando ello conlleve un beneficio social para el trabajador o la trabajadora, la dotación de vivienda, la provisión de comida y otros beneficios de naturaleza semejante.
Autorización de pago
Artículo 124. El salario será pagado directamente al trabajador o la trabajadora o a la persona que él o ella autorice expresamente en forma escrita. Esta autorización será revocable.
Pago de obligaciones familiares
Artículo 125. El o la cónyuge o la persona en unión estable de hecho con el trabajador o trabajadora y que pueda acreditar esa condición con cualquier medio de prueba, por razones de interés familiar o social y cuando haya hijos menores, podrá solicitar ante los tribunales de protección integral de los niños, niñas y adolescentes autorización para recibir del patrono o patrona, lo que legalmente le corresponda del salario devengado por el trabajador o trabajadora.
Esta disposición será aplicable al pago de prestaciones sociales y cualquier otro beneficio a favor del trabajador o trabajadora, conforme a la ley.
Oportunidad de pago
Artículo 126. El trabajador o la trabajadora y el patrono o la patrona, acordarán el lapso fijado para el pago del salario, que no podrá ser, 126 mayor de una quincena, pero podrá ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono o la patrona alimentación y vivienda
Día de pago
Artículo 127. El pago del salario deberá efectuarse en día laborable, durante la jornada y en el lugar donde los trabajadores y las trabajadoras presten sus servicios, salvo que por razones justificadas se hubiera pactado en sitio distinto, circunstancias que deberán conocer previamente los trabajadores interesados y las trabajadoras interesadas.
Cuando el día de pago coincida con un día no laborable, el pago de los salarios se hará en el día hábil inmediatamente anterior. El pago no podrá hacerse en lugares de recreo o comercio, tales como bares, cafés, tabernas, cantinas o tiendas a no ser que se trate de trabajadores de esos establecimientos.
Seguridad del Personal de Nómina de Pago
Evidentemente que el personal que lleva la nómina de pago es visto sin mucha preocupación, sin embargo, la relación con sus tareas tienen una responsabilidad y riesgo. Antes era por el control del efectivo, haciendo necesario el cuidado por aseguradoras sobre el dinero; hoy los planes de control giran en el proceso de registro computarizados, los procesos de auditorias y la cantidad de cargos y conceptos contables, las contingencias creadas por el ejecutivo, las contingencias de la empresa, la emisión a los bancos y el recibo de pago del trabajador.
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